DÉFINITION DU CAHIER DES CHARGES
Le cahier des charges est un document (même sommaire) traduisant :
- l'usage futur du local
- les exigences d’utilisation et de production
- les contraintes technologiques et fonctionnelles
Il intègre :
- les phases de maintenance et de nettoyage futures
- les conditions et contraintes de construction ou de pose
Il permet la consultation et le choix de fournisseurs, qui s’appuient sur ce document pour proposer une offre chiffrée et des délais de réalisation.
Il permet d’imposer des spécifications au constructeur / fournisseur qui pourra alors procéder à une analyse du besoin pertinente pour fournir un produit adapté à la demande de l’entreprise utilisatrice.
Il permet de choisir sur le marché les solutions les mieux adaptées. Une fois le (ou les) prestataire(s) retenu(s), le cahier des charges est l’élément essentiel de la relation entre l’entreprise utilisatrice et son (ou ses) fournisseur(s). Bien rédigé, il réduit tout litige ultérieur.
Comment le réaliser ?
La première étape est la
définition du besoin et a pour objet de décrire clairement les usages actuels ou futurs des locaux en tenant compte des évolutions probables de la production.
Il est nécessaire d’associer à la rédaction de ce document les différentes personnes de l’entreprise intéressées par le projet, notamment des représentants :
- des méthodes, de la production et de la maintenance (futurs utilisateurs des locaux)
- des ressources humaines (pour les incidences du projet sur les conditions de travail du personnel)
- du CHSCT ou du personnel : cette consultation est obligatoire dans certains cas.
Que doit-il contenir ?
- contexte de l’entreprise et finalités du projet (agrandissement, rénovation …)
- nature du besoin et contraintes de l’activité
- critères de performance attendus
- population utilisatrice
- normes ou repères techniques à respecter (spécifications techniques détaillées)
- exigences pour la maintenance et le nettoyage
- conditions et contraintes liées au site (configuration, moyens de manutention, raccordements, éclairement…)
- conditions de livraison et de pose sur le site
- conditions de réception
- conditions d’accord si une partie de la maintenance reste le monopole du fournisseur
Attention
La rédaction d’un cahier des charges n’a d’utilité que si l’atteinte des objectifs fixés est vérifiée avant la mise en production du local. À ce titre, il est bon que des clauses de paiement restrictives conditionnent la réception, au cas où ces objectifs ne seraient pas atteints. 
